github.com/benoitkugler/goacve@v0.0.0-20201217100549-151ce6e55dc8/notice_portail_directeurs.md (about)

     1  # Portail des directeurs - Mode d’emploi
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     3  ## INTRODUCTION
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     5  Bienvenue dans ce guide du _portail des directeurs_ ! Il s'inscrit dans une volonté d'accompagner les directeurs dans leur préparation, en facilitant l'accès aux données des participants.
     6  Il complète les ressources déjà disponibles en ligne via l'intranet de l'association.
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     8  ### Acces
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    10  Le portail est disponible à l'adresse [acve.fr/directeurs](https://acve.fr/directeurs). Chaque camp possède sa page dédiée, à choisir dans le menu déroulant.
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    12  ### Sécurité
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    14  Chaque page est protégée par un mot de passe. Ce mot de passe est créé par le centre d'inscriptions.
    15  Attention, ce mot de passe permet d'accéder aux données ACVE et de les modifier. Le directeur est donc **responsable** de sa confidentialité !
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    17  _Point technique :_ Pour des raisons techniques, le site ne supporte par Internet Explorer. Merci d'utiliser un navigateur "sain", comme Firefox, Chrome, Edge ou Safari !
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    19  ### Organisation
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    21  Le portail est structuré autour de 6 pages, accessibles par une barre de navigation (à gauche). Faisons un tour d'horizon :
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    23  - _Participants_ : présente la liste des personnes inscrites (et en attente). Permet d'exporter ces listes, de former des groupes, etc...
    24  - _Equipe_ : présente la liste des équipiers du séjours. Permet de déclarer un nouvel équipier, de stocker un document en ligne et de suivre l'évolution des pièces justificatives.
    25  - _Lettre aux parents_ : propose l'édition d'un document (aux couleurs de l'ACVE) à destination des familles.
    26  - _Liste de vêtements_ ; propose la constitution d'une liste de vêtements, envoyée aux familles.
    27  - _Détails_ : permet d'accéder à plusieurs réglages, notamment concernantl'envoi des documents aux familles.
    28  - _Espace photos_ : permet d'accéder à un outil de partage (Joomeo) des photos du séjour.
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    32  ## Page Participants
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    34  Cette page s'articule autour des inscrits à votre camp.
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    36  _Point Technique :_ Clarifions ce qu'on entend par inscription. Initialement, les inscriptions arrivent par un formulaire web (ou éventuellement des contacts directs avec Marie-Pierre). Une fois ces inscriptions validées par Marie-Pierre, elles sont associés aux camps correspondants.
    37  C'est la liste de ces **inscriptions validées** que vous trouvez sur le portail Web. Les participants en liste d'attente sont aussi affichés, avec une couleur orange.
    38  Une conséquence importante de ce fonctionnement est qu'il y a un décalage entre le moment où les personnes s'inscrivent en ligne, et le moment où vous y avez accès par votre portail.
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    40  La barre de boutons présente en tête de liste regroupe plusieurs fonctionnalités en lien avec cette liste.
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    42  ### Export Excel
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    44  La plus importante est sûrement l'export de la liste au format Excel. Vous pouvez exportez toute la liste, ou vous restreindre aux participants concernés par les _trajets en bus_ (aller, retour ou les deux). Vous pouvez _trier les participants par groupes_ (voir "Groupes" plus loin).
    45  Vous avez aussi accès à un bilan financier, c'est à dire au suivi du réglement de chaque participant.
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    47  ### Responsable légal
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    49  Une autre information importante est le responsable légal du participant. Pour les camps d'enfants, c'est là que vous aurez les informations de contact (téléphone, mail). Ces informations s'affichent dans un encart dépliable, en cliquant au début de la ligne du participant. Vous les retrouvez aussi dans la liste Excel (dans la partie de droite).
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    51  _Point technique :_ La personne nommée "Responsable légal" au sens du portail est la personne qui a fait l'inscription en ligne.
    52  Dans la pratique, ce sera généralement un des parents, ou alors le participant lui-même s'il est majeur.
    53  C'est à cette personne que sont adressées les factures, la lettre du directeur, etc...
    54  Dans le cas d'un enfant suivi par deux parents, vous n'aurez accès qu'à un des deux parents...
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    56  ### Participant
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    58  Vous avez aussi la possibilité de modifier les informations des participants, notamment les trajets en bus. Les modifications se font en cliquant sur la ligne du participant.
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    60  ### Fiches sanitaires
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    62  Pour les mineurs, une fiche sanitaire est systématiquement demandée. Il est maintenant possible, et encouragé, de la remplir en ligne via l'espace de suivi (des parents). Vous accédez ensuite aux fiches via la bouton _Fiches sanitaires_. Vous pouvez consulter au cas par cas la fiche sanitaire et les vaccins d'un enfant, ou alors télécharger une archive regroupant tous les documents.
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    64  ### Tests nautiques
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    66  Certains séjours demandent un test d'aisance aquatique. Là aussi, les parents sont invités à déposer le certificat en ligne. Vous pouvez ensuite les consulter via le bouton _Tests d'aisance aquatique_.
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    68  ### Accord pour les photos
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    70  Il se pourrait que certains parents n'autorisent pas de publier de photos de leur enfant. Dans ce cas, le participant apparaît dans la liste accessible via le bouton _Publication des photos_.
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    72  ### Groupes (optionnel)
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    74  Vous avez la possibilité d'associer à chaque participant un groupe (probablement d'âge). Pour cela, il faut commencer par déclarer les groupes de votre camp, par le bouton "Groupes". Vous accédez à une liste que vous remplissez avec les noms des groupes, ainsi qu'une tranche d'âge correspondante (une plage de dates de naissances).
    75  Une fois cette liste des groupes déclarées, il s'agit d'associer à chaque participant un groupe. Pour cela, deux méthodes : association manuelle ou automatique. L'association automatique se fait par le bouton **Sauvegarder**. Chaque participant se verra attribué le groupe correspondant à son âge.
    76  Pour les participants qui auraient déjà un groupe, vous avez le choix de mettre à jour ce groupe, ou d'ignorer le participant, c'est à dire de laisser le groupe courant. (boîte de dialogue de confirmation)
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    78  Cette association automatique peut être accompagné d'une modification manuelle. Pour cela, il faut cliquer sur la ligne du participant, et choisir le groupe voulu.
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    80  ### Bonus
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    82  - La colonne "Age en début de camp" affiche l'âge qu'auront les participants au premier jour du camp.
    83  - Les participants en doré ont leur anniversaire pendant le camp ! Pratique pour commander les gâteaux :)
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    87  ## Page Equipe
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    89  Vous retrouvez sur cette page les membres de votre équipe (animation, technique, etc...)
    90  L'objectif de cette page est double : gérer facilement votre équipe et mutualiser les déclarations administratives pour en faire moins.
    91  Cette page est sous votre contrôle. C'est à vous de déclarer vos équipiers et de mettre en ligne leur documents. Ce travail de saisie est extrêmement important, car les données servent (au moins) à deux applications : la déclaration de l'équipe à Jeunesse et Sport et à l'URSAF et la recherche d'équipiers pour les années suivantes.
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    93  ### Déclaration d'un équipier
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    95  Un clic sur le bouton Ajouter vous emmène sur une fenêtre constituée de deux parties : un formulaire et une liste.
    96  Le formulaire vous permet de chercher dans les personnes connues l'équipier que vous souhaitez ajouter.
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    98  Une fois cette recherche effectuée, deux cas sont possibles.
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   100  - Si l'équipier est présent dans les résultats, bonne nouvelle, vous allez pouvoir utiliser les informations déjà connues et les documents précédemment mis en ligne.
   101    Pour cela, vous cliquez sur la ligne souhaitée, vous attribuez un rôle, puis vous validez. L'équipier est alors ajouté à votre camp.
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   103  - Sinon, il faut créer une nouvelle fiche. Pour cela, cliquez sur _Vers un nouveau profil_, remplissez le rôle et validez. Un nouveau profil (temporaire) est créé et ajouté à votre équipe.
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   105  Une fois votre équipier ajouter, vous avez trois options pour remplir ses informations :
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   107  - manuellement : en cliquant sur la ligne de l'équipier, vous pouvez modifier les champs et valider.
   108  - par copier-coller :
   109    - vous exporter la liste des équpiers (bouton _Exporter_)
   110    - vous faites remplir ce document (sans modifier l'ordre des colonnes)
   111    - vous copiez une ligne (entière)
   112    - vous ouvrez la fiche de l'équpier
   113    - vous collez
   114  - par un formulaire dédié : le bouton _Formulaire_ vous permet d'envoyer un lien à l'équipier (il faudra au préallable avoir rempli son adresse mail) qui le dirige vers un formulaire personnalisé. Gros intérêt de cette méthode : l'équipier peut directement mettre en ligne ses documents (voir plus loin) !
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   116  Comme vous l'avez peut-être deviné, la **dernière méthode est à privilégier**, puisqu'elle est plus complète, et qu'elle ne vous demande que de vérifier que le formulaire a été rempli.
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   118  ### Documents administratifs
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   120  Vous avez la possibilité de mettre ne ligne les documents administratifs de vos équipiers. L'intérêt est double : _regrouper_ en ligne les documents et surtout, _ne pas avoir à chercher_ à nouveau des documents déjà utilisés précédemment (carte d'identité, BAFA, etc...) par d'autres directeurs.
   121  Le bouton _Documents_ vous donne un aperçu global sur l'équipe. Vous déclarez dans un premier temps les catégories de documents nécessaires à chaque équipier. Cela permet ensuite de visualiser avec un code couleur l'état des documents (vert pour requis et présent sur la serveur, vert clair pour présent mais non requis, rouge pour requis et non présent).
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   123  Deux possibilités pour **ajouter un document**:
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   125  - manuellement : cliquer sur _Ajouter un document_, en veillant bien à préciser la catégorie.
   126  - par le _formulaire équipier_ : l'équipier met en ligne lui-même ses documents. Il ne peut ajouter que les documents marqués comme requis.
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   128  _Point technique :_ Pour des raisons de sécurité, le type des documents accepté est restreint : .jpeg, .png, .pdf. Si vous utilisez couramment un autre format, n'hésitez pas à nous en informer !
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   130  Pour accéder aux documents présents, deux choix :
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   132  - Un accès équipier par équipier, via l'icône en début de ligne.
   133  - Un téléchargement global via le bouton _Télécharger plusieurs documents_
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   137  ## Page Lettre du directeur
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   139  C'est une des nouveauté de ce portail. L'idée de proposer aux parents une lettre avec une présentation unifiée et constante entre les camps. Pour cela, vous rédigez votre lettre directement dans l'éditeur proposé. Ce contenu est sauvegardé sur le serveur, ce qui vous permet de travailler en plusieurs fois, et de s'appuyer sur la lettre écrite les années précédentes.
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   141  Ne pas oublier de **Sauvegarder** votre travail : vous accéder à ce moment là au document final, tel que reçu par les familles.
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   143  ### Coordonnées du directeur
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   145  Le bouton **Coordonnées du directeur** vous permet d'opter pour l'une des deux options suivantes:
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   147  - l'entête de la lettre contient les coordonnées génériques du _centre d'inscriptions_
   148  - l'entête de la lettre contient _vos coordonnées_ (telles que figurant sur votre profil)
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   152  ## Page Liste de vêtements
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   154  Plusieurs séjours (notamment pour les enfants), envoient une liste de vêtements avec les documents du camp, à amener remplie le premier jour. Cette page permet de faciliter la création et l'édition d'une telle liste.
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   156  Le bouton _Ajouter_ permet de créer une nouvelle ligne.
   157  Le bouton _Sauvegarder et prévisualiser_ valide vos modifications.
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   159  Le bouton _Importer..._ charge une liste par défaut, à modeler ensuite. Attention, il faut bien **sauvegarder** après.
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   161  ### Complément
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   163  Le bouton _Complément_ permet d'éditer un petit texte (optionnel) à écrire en dessous de la liste. Par défaut, ce texte demande de marquer le linge. N'hésiter pas à le modifier ou l'effacer !
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   167  ## Page Détails
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   169  Vous retrouvez ici une partie des données qui caractérisent votre camp. Ces données influent sur le formulaire d'inscription et sur la communication avec les familles.
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   171  ### Matériel de ski (optionnel)
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   173  S'il est possible de louer du matériel, soit ACVE, soit chez un loueur, il faut cocher la case correspondante et indiquer les prix "ACVE" et "Loueur".
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   175  ### Equilibre garçons/filles
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   177  La case "Equilibre garçons/filles souhaité" demande au centre d'inscription de privilégier un équilibre dans le cas d'une liste d'attente.
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   179  ### Préférences d'envoi
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   181  Quelques semaines avant le début du camp, le centre d'inscription procède à l'envoi d'un mail distribuant les documents d'introduction du camp.
   182  Vous pouvez indiquer au centre d'inscription vos préférences d'envoi en cochant/décochant les cases correspondantes.<br/>
   183  Par défaut, l'envoi des documents est vérouillé. Une fois vos documents prêts, vous devez lever ce verrou pour que le centre d'inscription puisse procéder aux envois.
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   187  ## Page Photos
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   189  L'ACVE propose d'utiliser une plate-forme de stockage et partage de photos (Joomeo). Cela permet de disposer d'un espace de stockage adapté et de proposer un accès unifié pour les parents, participants et équipiers.
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   191  Le portail des directeurs propose une interface avec Joomeo qui vous permet de contrôler les personnes qui peuvent lire et modifier les photos de votre camp.
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   193  La liste centrale montre ainsi les contacts de votre album photos. La permission "Lecture" signifie qu'ils ont accès aux photos pour les visualiser, les télécharger et les commander (en option, coût à leur charge). La permission "Ecriture" ajoute la possibilité d'ajouter et de supprimer les photos sur l'album.
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   195  Pour ajouter des contacts, la fenêtre "Ajouter" vous permet :
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   197  - d'ajouter manuellement des adresses, directement dans la liste de droite.
   198  - d'ajouter directement les participants, leurs responsables et les équipiers.
   199    La case "Envoyer un mail d'invitation" est cruciale : cochée, les adresses ajoutées recevront un mail de Jooméo leur donnant un lien et un code d'accès. Décoché, l'ajout des adresses est "silencieux".
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   201  Remarque : Une fois ajouté en contact, les responsables légaux peuvent retrouver leur accès sur leur espace personnel.